Optimieren Sie Ihr Zeitmanagement
„Mir reicht meine Zeit nie aus!“ ist eine häufig verbreitete Klage vieler Führungskräfte.
Fakt ist, dass die meisten Fehler im Management schlicht aus Zeitdruck passieren. Ebenso ist Zeitmangel ein wesentlicher Risikofaktor für Burn-out. Es lohnt sich also als Führungskraft in ein Coaching für Zeitmanagement zu investieren.
In meinem Coaching Gespräch analysieren wir im ersten Schritt Ihre typischen Tätigkeiten und hinterfragen, welche dieser Aufgaben dienlich für Ihre Ziele sind. Oft ist es sinnvoll, sich hier nochmals Gedanken über die eigenen Ziele zu machen. Sind sie in Einklang mit der Vision und Mission des Unternehmens? Im Anschluss nutzen wir Priorisierungs-Methoden z.B. das Eisenhower Prinzip oder das Zeitmanagement nach Covey, um festzulegen, welche Aufgaben Sie delegieren können und welche Sie eventuell unbearbeitet lassen können. Ich zeige Ihnen, wie Sie eine sinnvolle und weitsichtige Planung erstellen können, um Notfall-Aktionen in der Zukunft zu vermeiden.
Viele Führungskräfte sitzen von morgens bis abends ununterbrochen in Besprechungen und finden keine Zeit die „eigentliche Arbeit“ zu erledigen. Im Coaching Gespräch zeige ich Ihnen Wege und Möglichkeiten, wie Sie Besprechungen sinnvoll und effektiv gestalten und moderieren können.
Verbesserung Sie Ihr Zeitmanagement
Effektive Führungskräfte verfügen über ein perfektes Zeitmanagement
Zeit ist eines der wertvollsten Güter einer Führungskraft
Wenn es Ihnen gelingt als Führungskraft ein Meister Ihrer Zeit zu werden, dann sind Sie auch
- ein Meister der Selbstorganisation,
- ein Profi im Prioritäten setzen,
- ein effektiver Entscheider
- ein guter Gesprächs-Moderator
- ein Talent im Delegieren von Aufgaben
- ein Stratege mit Weitsicht
- ein umsichtiger Planer
- ein freundlicher NEIN Sager
- an geschickter Anwender des Pareto Prinzips
Tipps für ein besseres Zeitmanagement
Eine gute Führungskraft unterteilt die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit und kategorisiert nach dem Prinzip von Steven Covey oder Eisenhower. Die Führungskraft weiß sofort, welche Aufgaben sie an Mitarbeiter delegieren kann, und ob sie eventuell auch Aufgaben unerledigt lassen kann. Grundlage für ein perfektes Zeitmanagement ist ein sinnvolle und weitsichtige Planung von Aufgaben und eine gute Moderationskompetenz für Besprechungen.
Eine gute Führungskraft erreicht ein gutes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben durch ein perfektes Selbst- und Zeitmanagement. Hierbei ist es zum einen wichtig, Aufgaben richtig delegieren zu können. Neigt eine Führungspersonen zu Perfektionismus, oder möchte es allen recht machen, ist ein geeignetes Coaching zu empfehlen. Auch NEIN sagen lernen hilft, nicht alles selbst machen zu müssen.
Die klassiche Methode: Eisenhower Prinzip
Diese bekannte Technik aus dem klassischen Zeitmanagement hat ihren Namen von dem früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Sie dient Führungskräften dazu, schnell Prioritäten zu setzen, um ein gewisses Ziel zu erreichen.
Im wesentlichen unterteilt die Führungskraft die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.
Hilfreiche Coaching Fragen zur Wichtigkeit einer Aufgabe:
- dient die Aufgabe meiner Zielerreichung?
- kann nur ich als Führungskraft diese Aufgabe erledigen?
Hilfreiche Coaching Fragen zur Dringlichkeit einer Aufgabe:
- gehe ich ein Risiko ein, wenn ich es jetzt nicht tue?
So setzen Sie Prioritäten wie General Eisenhower
- Wichtig und dringlich:
Diese Aufgaben sind essentiell für die Erreichung eines Ziels. Die Führungskraft sollte sie daher sofort selbst erledigen. Nur wenn die Führungsperson sich selbst um diese Aufgaben kümmert, kann sie sicher gehen, dass die Aufgaben auch wirklich erledigt werden. - Wichtig, aber nicht dringlich:
Diese Aufgaben sind für die Zielerreichung ebenfalls wichtig, deshalb sollte sich die Führungskraft darum selbst kümmern. Da die Erledigung nicht sofort erfolgen muss, kann die Führungsperson, die Aufgabe exakt terminieren und dann zu einem späteren Zeitpunkt selbst erledigen. - Dringlich, aber nicht wichtig:
Diese Aufgaben sollten auch zeitnah erledigt werden. Da sie aber nicht so wichtig sind, muss sich die Führungskraft nicht selbst darum kümmern und kann die Aufgabe getrost an einen Mitarbeiter delegieren. - Weder wichtig noch dringlich:
In diesem Bereich finden Sie als Führungsperson das größte Potential Zeit zu sparen. Denn Aufgaben, die Sie Ihren Zielen nicht näher bringen und bei denen der Zeitpunkt unbedeutend ist, können Sie ohne schlechtes Gewissen unerledigt lassen.
Viele Führungskräfte trauen sich oft nicht, Dinge unerledigt zu lassen, denn es würde Ihr Pflichtgefühl verletzten, oder sie haben Angst, dass sie sich unbeliebt machen könnten. Zu Ihrer Beruhigung: Selbst wenn sich jemand später über Ihr „scheinbares Versäumnis“ beschweren würde, können Sie das immer noch nachträglich bearbeiten. Aus Erfahrung tritt dies aber sehr selten ein.
Die neue Generation von Zeitmanagement
Matrix nach Stephen Covey
Auch Steven Covey unterteilt die Aufgaben einer Führungskraft in vier Quadranten entsprechend der Wichtigkeit und Dringlichkeit. Hierbei geht es weniger um Prioritäten, wie bei Eisenhower, sonder mehr um Sinn und Zeit.
Hilfreiche Coaching Fragen zur Wichtigkeit einer Aufgabe:
- ist es mir Wert zu tun oder entspricht es meiner Werte?
- macht es Sinn für mich?
Hilfreiche Coaching Fragen zur Dringlichkeit einer Aufgabe:
- braucht es JETZT meine Aufmerksamkeit?
- verliert die Aufgabe ihren Sinn, wenn ich es später tue?
- Wichtig und dringlich:
Diese Aufgaben sind essentiell, aber es ist pures Krisen-Management! Als Führungskraft sollten Sie diese Aufgaben daher sofort selbst erledigen. Nur so können Sie sicher gehen, dass die Aufgaben auch wirklich erledigt werden. Allerdings sollte dieser Notfall-Modus nicht die meiste Ihrer Zeit beanspruchen. Beachten Sie vor allem in die folgenden Bereich, um den Notfall Bereich zu minimieren. - Wichtig, aber nicht dringlich:
Dieser Bereich ist sehr wichtig für Sie, um aus dem Notfall-Modus heraus zu kommen. Als Führungskraft nehmen Sie sich ausreichend Zeit für Planung und Strategie. Sie kümmern sich um Ihre persönliche Weiterentwicklung und um Wachstum Ihres Unternehmens oder Bereichs. Zusätzlich bauen Sie ein Netzwerk auf, das Sie unterstützen kann. - Dringlich, aber nicht wichtig:
In diesem Bereich kommt es darauf an, dass Sie als Führungskraft die Aufgaben nicht selbst erledigen. Entweder Sie delegieren sie an einen kompetenten Mitarbeiter. Oder Sie wenden das Pareto Prinzip an, indem Sie mit 20% Ihrer Zeit versuchen, 80% Ergebnis zu erzielen. Damit geben Sie sich dann zufrieden und beenden den Perfektionismus. Versuchen Sie auch mal freundlich NEIN zu sagen, gerade wenn Sie das Gefühl haben, es ist Ihnen nicht wichtig! - Weder wichtig noch dringlich:
Diese Aufgaben sind oft reine Zeitverschwendung. Sie tragen nichts zu Ihren Zielen als Führungskraft oder Ihrem Erfolg bei. Das kann belangloses Surfen im Internet sein oder Social-Media Aktivitäten auf dem Samrtphone. Auch unnötige soziale Interaktionen oder sogar Besprechungen ohne Mehrwert zählen zu diesem Bereich. Sie sollten diese Aktivitäten vermeiden oder minimieren.