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Nutzen Sie meine langjährige Erfahrung als Führungskraft und Coach. Lernen Sie von mir, wie Sie Mitarbeitergespräche wirkungsvoll, motivierend und zeitsparend führen können. Gerne spreche ich mit Ihnen einen typischen Gesprächsablauf durch und wir gehen auf Ihre Mitarbeiter gezielt ein.

Mitarbeitergespräche effektiv führen

Mitarbeitergespräche sind wertvolle Instrumente für Führungskräfte, damit sich Mitarbeiter weiterentwickeln und sich die Zusammenarbeit verbessert. Oft findet ein Mitarbeitergespräch nur einmal in Jahr statt. Vielen Führungskräften erscheint es als notwendiges Übel und auch die Mitarbeiter empfinden es oft als unangenehmes Gespräch. Um mit einem Mitarbeiter nicht über Persönliches sprechen zu müssen, weichen viele Chefs aus und driften bei Mitarbeitergesprächen in ein fachliches Thema ab und vergessen dabei die Zeit.

Mitarbeitergespräche

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KEY FACTS

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Leitfaden für effektive Mitarbeitergespräche

Wie Sie als Vorgesetzer mit wenig Vor- und Nachbereitung ein wirkungsvolles und für beide Seiten bereicherndes Gespräch führen können, und das in maximal 30 bis 45 Minuten, möchte ich Ihnen hier in einem Leitfaden beispielhaft zeigen. Sie können natürlich gerne Elemente aus Ihrem Führungsbereich hinzufügen, die für Sie wichtig sind.

Vorbereitungsphase:

Sie laden Ihre Mitarbeiter zu einem Gespräch in ca. 4 Wochen ein und bitten sie, folgendes schriftlich vorzubereiten (dies ist eine Auswahl von Fragen, die Sie der Gesprächseinladung hinzu fügen können):

  1. Was waren deine Haupttätigkeiten, Projekte, Kunden etc. in der vergangen Periode?
  2. Was hast du sonst noch so nebenbei gemacht?
  3. Auf welche Erfolge bist du besonders stolz?
  4. Welche Schwierigkeiten, Probleme, Hindernisse hattest du in der Vergangenheit?
  5. Was wäre ein möglicher nächster Entwicklungsschritt für dich?

Somit bringen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, das Gespräch aus ihrer Sicht vorzubereiten. Dies spart Ihnen als Führungskraft sehr viel Zeit und die Mitarbeiter reflektieren über ihre Leistungen und Schwierigkeiten. Manche Führungskräfte entwickeln sogar ein typisches Formblatt, das für alle Mitarbeiter gleich aussieht.

Wichtig: die Dokumentation des Mitarbeitergesprächs bleibt immer beim Mitarbeiter/in!

Somit sparen Sie sich als Chef Zeit und erhöhen die Eigenverantwortung der Mitarbeiter.

Etwas sehr wichtiges für Ihre eigene Vorbereitung: Sammeln Sie Feedback über ihre eigene Mitarbeiter von Kollegen, Projektleitern, Führungskräfte und Mitarbeitern aus anderen Bereichen oder Kunden. Am besten Sie machen das über das Jahr verteilt. Fragen Sie immer wieder nach, „Wie zufrieden sind Sie mit der Leistung von Herr.. oder Frau…?“ Schreiben Sie sich die „Original-Aussagen“ dieser Personen auf. Hüten Sie sich vor Interpretationen. Bringen Sie auf keinen Fall Ihre eigne Meinung in die Aussagen anderen.

Gesprächsphase:

Eine gute Atmosphäre (2 – 3 Minuten)

Beginnen Sie mit einem lockeren Small-talk über ein unkritisches (nicht fachliches) Thema. Halten Sie dies jedoch kurz

Stimmungsbarometer (3 – 5 Minuten)

Danach stellen Sie dem Mitarbeiter/in eine Stimmungsfrage:

  • „Wie geht es dir heute?“ oder „Wie wohl fühlst du dich im Team?“
  • Sie können auch eine Skalenfrage stellen: Auf einer Skala von 0 – 10, wo befindest du dich wenn 0 sehr schlecht bedeutet und 10 sehr gut.

Dann fragen Sie direkt nach dem Grund für die Stimmungslage.

  • Ist die Stimmung eher positiv, fragen weiter mit: „Was gefällt dir? Was motiviert dich?“
  • Ist die Stimmung eher negativ, so fragen Sie: „Was stört dich? Was nervt dich?“

Nehmen Sie die Antworten einfach nur auf, aber diskutieren Sie jetzt nicht darüber, sonst versticken Sie sich.

Faktengespräch (5 – 7 Minuten)

Jetzt lassen Sie den Mitarbeiter/in zu Wort kommen und lassen sich aus den verbreiteten Fragen 1) bis 3) (siehe oben) berichten. Wiederholen Sie bei eher ruhigeren Mitarbeitern die Fragen (siehe Vorbereitungsphase). Gesprächigere Personen bremsen Sie ein, mit „Vielen Dank für die gute Vorbereitung, das hat mir sehr geholfen einen besseren Einblick in deine Arbeit zu bekommen!“

Schwierigkeiten und Probleme (5 – 7 Minuten)

Dann sprechen Sie die Vorbereitungsfrage 4) an „Welche Schwierigkeiten, Probleme, Hindernisse hattest du in der Vergangenheit?“ Hier können Sie weitere Fragen stellen wie:

  • Welche anderen Risiken und Probleme siehst du?
  • Wie kann ich dir dabei helfen?
  • Was sollte ich oder das Management ändern?
  • Was würdest du ändern, wenn du einen Wunsch frei hättest?

Lassen Sie den Mitarbeiter die Ergebnisse aufschreiben.

Feedback (5 – 10 Minuten)

Jetzt ist Ihre Zeit als Vorgesetzter Ihrem Mitarbeiter/in eine Rückmeldung über die Leistungen zu geben. Nutzen Sie dazu die Aussagen der anderen Personen (siehe oben).

Beim Feedback ist es wichtig, dass Sie als Vorgesetzter dem Mitarbeiter mitteilen, was Ihnen wichtig ist. Vergleichen Sie die Performance des Mitarbeiters mit Ihren Erwartungen und Werten und leiten Sie daraus eine Bestätigung ab „… ich bin sehr beeindruckt, wie du …. gemacht hast!“ oder bei einer Abweichung: „ich wünsche mir für die Zukunft, dass du …. mehr machst!“ Um den Mitarbeiter nicht mit negativen Feedback alleine zu lassen, stellen Sie die unterstützende Frage: „Wie kann ich dir dabei helfen, …. besser zu werden?“

Zielvereinbarung und Weiterentwicklung (5 – 7 Minuten)

Gehen Sie nun gegen Ende des Mitarbeitergesprächs auf die vorbereitende Frage 5) ein (siehe oben): „Was wäre ein möglicher nächster Entwicklungsschritt für dich?“

Ergänzende Fragen sind z.B.:

  • Wie würdest du dich gerne weiterentwickeln
  • Was ist dir dabei wichtig? Auf was auf legst du dabei besonderen Wert?“

Definieren Sie gemeinsam ein neues Entwicklungs- und Aufgabenziel. Lassen Sie den Mitarbeiter die Ergebnisse aufschreiben.

Abschluss (3 – 5 Minuten)

Zum Abschluss des Mitarbeitergesprächs bedanken Sie sich z.B. für das offen und aufschlussreiche Gespräch. Dann geben Sie dem Mitarbeiter/in noch die Gelegenheit, weitere für ihn/sie wichtigen Themen anzusprechen, Beispielfragen sind:

  • Welche Fragen hast du an mich?
  • Was kann ich tun damit du gerne bei uns weiter arbeitest?
  • Was sollte ich noch wissen?
  • Über was sollten wir noch sprechen?

Dokumentation

Bitten Sie Ihren Mitarbeiter/in die Gesprächsnotizen zusammen zuschreiben und Ihnen eine Kopie zu geben.