1. Vor der Besprechung

Wenn Sie eine Besprechung zur Klärung eines Themas planen, dann fügen Sie folgende Information in Ihre Einladung ein:

WARUM – Hintergrund erklären

• Erklären Sie kurz den Hintergrund. Was ist die Ursache, der Leidensdruck oder das Problem etc.

WOFÜR – Ziel definieren

• Definieren Sie genau, was soll bei der Besprechung erreicht werden! Was ist der Zweck?

WAS – Titel festlegen

• Überlegen Sie sich einen Titel für die Besprechungseinladung: präzise, klar und kurz

WER – Teilnehmer, Moderator und Protokollführer festlegen

• Laden Sie so nur so viele Personen ein, dass das Ziel erreicht werden kann. Wer hat ausreichend Fachwissen und kann sinnvolle Beiträge leisten? Wer ist der Entscheidungsträger? Wer moderiert? Wer schreibt das Protokoll? Für wichtige Besprechungen sollten Moderator und Protokollführer getrennte Personen sein. Sie können als Führungsperson beide Aufgaben bei geeigneter Kompetenz an Mitarbeiter delegieren, dann können Sie sich mehr auf das Thema fokussieren.

WIE – Themen und Agenda definieren

• Über welche Themen soll gesprochen werden. Fragen Sie vorab wichtige Teilnehmer, welche Punkte sie auf der Agenda haben möchten. Planen Sie den Ablauf, reservieren Sie ausreichend Zeit für jedes Thema. Achten Sie dabei auf Struktur und den roten Faden.
• Legen Sie vorher nach dem „I-E-D -Prinzip“ fest ob der Agenda Punkt eine Information (I), eine Entscheidung (E) oder eine Diskussion (D) sein soll. Damit vermeiden Sie zeitraubende Diskussion über Themen, die z.B. nur zu Information sind. Ebenso sagen Sie genau, wann Sie eine Entscheidung brauchen. Somit vermeiden Sie unnötige Folge-Besprechungen.
• Vermeiden Sie den Agenda-Punkt „Sonstiges“, dies eröffnet einen Raum für neue Themen. Gerne neigen andere Teilnehmer dazu, ihre eigenen Themen bei anderen abzuladen.

WANN – Zeitpunkt wählen

• Wählen Sie eine Zeitpunkt (Tag und Stunde), so dass alle wichtigen Teilnehmer z.B. Entscheider, Unterstützer, Fachleute etc. Zeit haben. Somit vermeiden Sie kurzfristige Absagen.

WIE LANGE – Dauer festlegen

• Planen Sie die Besprechung so kurz wie sinnvoll möglich. Alles was länger als eine Stunde braucht, wird nicht mehr effektiv sein.

• Wählen Sie einen ungestörten Ort bzw. Raum mit ausreichend Platz für alle Teilnehmer. Prüfen Sie zuvor ob die Ausrüstung und Technik (Audio, Video, Projektor, Flipcharts) deinen Anforderungen entspricht. Sollen Getränke z.B. für Kunden zur Verfügung gestellt werden, denken Sie an die Bestellung.

WELCHE – Info versenden

• Welches zusätzliches Informations-Material bekommen die Teilnehmer vorab zu lesen? Senden Sie die Info vorab als Email oder hängen Sie sie an die Einladung.

2. Während der Besprechung

Um Ihre Besprechung effektiv zu halten, ist vor allem Struktur, Fokus und gute Moderation wichtig:

Check

• Seien Sie rechtzeitig (min. 10 Minuten vor Beginn) im Besprechungszimmer und bereiten Sie alles vor: Technik, Getränke, Material etc.

Pünktlich starten und alle begrüßen

• Starten Sie die Besprechung pünktlich und begrüßen Sie Ihre Teilnehmer freundlich? Sorgen Sie für eine gute Stimmung, indem Sie mit einem positiven Thema beginnen. Wenn sich die Teilnehmer nicht kennen, darf sich jeder kurz vorstellen. Um die Sache kurz zu halten, können Sie eine Struktur vorgeben z.B. Name, Rolle, Abteilung. Hier dürfen Sie freundlich unterbrechen, wenn ein Teilnehmer ausschweifend seinen Lebenslauf erläutert.

Ziel wiederholen

• Erklären Sie kurz das Ziel und den Zweck der Besprechung. Was ist der Hintergrund? Was war der Anlass?

Agenda folgen

• Gehen Sie einen Punkt nach dem anderen durch die Agenda. Schließen Sie zuerst einen Agenda-Punkt, bevor Sie zum nächsten übergehen. Informieren Sie die Teilnehmer, wenn Sie zu nächsten Themen wechseln. Achten Sie auf das „I-E-D -Prinzip“ – Information (I), Entscheidung (E), oder Diskussion (D).

Disziplin und Regeln einhalten

• Bitten Sie Ihre Teilnehmer um die Einhaltung der Besprechungsregeln. Unterbrechen Sie höflich Wiederholungen und ausufernden Wortbeiträge. Motivieren Sie ruhige Teilnehmern zum aktiven Beitrag, indem Sie ihnen eine Frage stellen: „Wie sieht du die Situation?“, „Wie sind deine Erfahrungen zu diesem Thema?“

Visualisierung – Protokoll führen

• Notieren Sie alle wichtigen Aussagen und Entscheidungen. Machen Sie es sichtbar für alle Teilnehmer (via Flipchart, Projektor, Monitor etc.).
• Notieren Sie alle Aufgaben, benennen den Verantwortlichen und erfragen einen möglichen Termin (sichtbar für alle Teilnehmer).

Moderation

• Moderieren Sie alle Diskussionen lösungsorientiert. Nutzen Sie Fragetechniken, verwenden Sie offene Fragen (wie, was, wer, warum…) zum Klären von Themen, und geschlossene Fragen, um eine Entscheidung zu bestätigen („Sind alle einverstanden…?).
• Achten Sie auf die Zeit und brechen Sie Diskussion, die nicht zum Ziel führen, ab. Sprechen Sie das Thema Zeit an, wenn es kritisch wird. Manchmal ist es sinnvoll eine Person als „Time-Keeper“ zu benennen.

Entscheidungen

• Um möglichst schnell in der Gruppe eine Entscheidungen zu treffen nutzen Sie Methoden wie
  • Abstimmen per Handzeichen
  • Punkte verteilen – Dot Voting (jeder hat mehr als eine Stimme, sinnvoll bei mehreren Optionen)
  • Entscheidungsmatrix mit verschiedenen Kriterien (z.B. Umsetzbarkeit, Mehrwert für Kunden etc.)
  • Pro und Contra Listen

Störungen ansprechen, Konflikte lösen

• Sprechen Sie Störungen und Konflikte direkt an, versuchen Sie zu direkt lösen oder zu vertagen, wenn dies den Rahmen der Besprechung sprengen würde.

Parkplatz

• Platzieren Sie Themen von Teilnehmern, die weder zur Agenda gehören und noch dem Ziel dienen, auf dem Parkplatz (Flipchart).

Abschluss

• Fassen Sie die wichtigsten Ergebnisse bzw. Entscheidungen zusammen und holen Sie sich nochmals das Einverständnis der Teilnehmer. Bedanken Sie sich bei allen Teilnehmern für Teilnahme.

Protokoll versenden

• Versenden Sie das Protokoll mit allen Aktionspunkten an alle Teilnehmer.

Kontrolle

• Bitten Sie die Teilnehmer, Ihnen die Ergebnisse ihrer Aufgaben zu senden. Eine Nachverfolgung der offenen Punkte ist wichtig.

Es ist hilfreich eine Liste von Besprechungsregeln an die Wand oder Flipchart zu hängen, und von den Teilnehmern das gemeinsame Einverständnis zu holen, dass sich alle daran halten.

• Wir erscheinen pünktlich
• Wir hören aufmerksam zu und wirken aktiv mit
• Es spricht nur eine Person
• Wir lassen den anderen ausreden
• Wir greifen das Problem an, und nicht die Person
• Wir schalten unsere Mobiltelefone auf stumm.

Zusätzlich können noch Signale vereinbart werden, um bestimmte Situationen zu regeln:

• „Wir weichen vom Thema ab!“ z.B. auf den Tisch klopfen
• „Ich bin nicht einverstanden, oder ich habe etwas wichtiges zu sagen!“ z.B. rote Moderations-Karte heben
• „Es laufen Nebengespräche! Zurück zum einem Gespräch!“ z.B. Hand heben