Wie Sie Ihre Meetingstruktur in den Griff bekommen
Zwölf Leute im Meeting. Drei reden. Neun beantworten nebenbei E-Mails. Kommt Ihnen das bekannt vor?
In vielen wachsenden Unternehmen erlebe ich die verrücktesten Meetings. Runden, bei denen keiner mehr weiß, warum sie eigentlich stattfinden. Besprechungen, in denen die Geschäftsführung operative Details diskutiert. Und Führungskräfte, die von einem Termin in den nächsten hetzen und abends ihre eigentliche Arbeit erledigen.
Das Problem sind nicht Meetings an sich. Das Problem ist, dass sie mit dem Unternehmen gewachsen sind, ohne dass jemand sie bewusst gestaltet hat.
Der Drei-Fragen-Check
Dabei reichen drei Fragen, um jedes Meeting auf den Prüfstand zu stellen:
Wofür genau ist dieses Meeting da?
Wer muss wirklich dabei sein, um etwas beizutragen oder zu entscheiden?
Wie oft und wie lange brauchen wir es tatsächlich?
Wer nichts beitragen und nichts entscheiden muss, braucht keine Einladung. Er braucht eine gute Zusammenfassung.
Wenn jede Ebene die Themen bespricht, die auf ihrer Ebene entschieden werden, passiert etwas Erstaunliches: Die Meetings werden kürzer, die Entscheidungen schneller, und die Führungskräfte gewinnen Zeit für das, wofür sie eigentlich da sind.
Eine Meetingstruktur, die zur Organisation passt
Genau das erarbeite ich mit Unternehmen in einem kompakten Workshop. Gemeinsam mit allen Beteiligten schauen wir uns die bestehenden Meetings an und bauen eine Struktur auf, die zur Organisation passt: die richtigen Leute, die richtige Frequenz, die richtige Dauer.
Als Orientierung dient mir dabei ein Raster typischer Meetings, geordnet nach Führungsebene, Häufigkeit und Dauer:
Daily Stand-Up (Level 3 & Team - täglich - 15 min)
Tagesaktuelle Abstimmung zu Aufgaben, Prioritäten und Herausforderungen. Früherkennung von Engpässen.
Weekly 1:1 (Level 1↔2 oder 2↔3 - wöchentlich - 30 min)
Persönlicher Austausch zwischen Führungsebenen zu Zielen, Fortschritten, Herausforderungen, Entwicklung.
Monthly Section Meeting (Level 2 + 3 eines Bereichs - monatlich - 60 min)
Austausch über Umsetzung der Ziele und Strategie, laufende Projekte, Produktion, Kennzahlen, Angebote, Preise, Planung der Auslastung und Entscheidungen.
Monthly Executive Meeting (Level 1 + 2 - monatlich - 60 min)
Strategische Steuerung des Unternehmens, Überprüfung der finanziellen und operativen Performance, Priorisierung von Projekten und Investitionen, Ressourcen.
Quarterly Coordination Meeting (Level 3 - vierteljährlich - 90 bis 120 min)
Abstimmung übergreifender Themen zu Schnittstellen und Prozessen zwischen Abteilungen. Effizienzsteigerung.
Semi-Annual Strategy Meeting / Workshop (Level 1 + 2 + 3 - halbjährlich 2 bis max. 4 h)
Reflexion über Fortschritt, Ziele und Strategieumsetzung. Definition von Maßnahmen zur Anpassung und Korrektur.
Town Hall Meeting (Level 1 + 2 + 3 + Teams - halbjährlich 1 bis max. 2 h)
Gemeinsamer Rückblick und Präsentation der Vision, Strategie und Ziele für die Zukunft. Erfolge feiern!
Diese sieben Meeting-Typen decken den überwiegenden Teil des Abstimmungsbedarfs in einem wachsenden Unternehmen ab – von der täglichen Feinabstimmung im Team bis zur halbjährlichen strategischen Standortbestimmung. Entscheidend ist dabei nicht die exakte Kopie dieses Rasters, sondern das Prinzip dahinter: Jede Ebene bespricht die Themen, die auf ihrer Ebene auch tatsächlich entschieden werden.
Praktisches Hilfsmittel für Ihren Alltag
Damit Sie das Meeting-Raster mit Ebenen, Frequenz und Dauer nicht jedes Mal neu zusammenstellen müssen, habe ich es als Karte in meiner Leadership Toolbox zusammengefasst – griffbereit für den Moment, in dem Sie wieder eine Einladung verschicken und sich fragen, ob dieses Meeting eigentlich in dieser Form nötig ist.
Mein Fazit
Eine gute Meetingstruktur entsteht nicht dadurch, dass man weitere Termine hinzufügt, sondern dadurch, dass man vorhandene konsequent hinterfragt: Wofür ist das Meeting da, wer muss wirklich dabei sein, und wie oft brauchen wir es tatsächlich? Wer diesen Check ernsthaft durchführt, gewinnt spürbar Zeit zurück – ohne dass wichtige Informationen verloren gehen.
Ihr nächster Schritt
Wie viele Ihrer Meetings würden den Drei-Fragen-Check bestehen? In einem kompakten, zweistündigen Workshop schaue ich mir gemeinsam mit Ihrem Team die bestehenden Meetings an und entwickle mit Ihnen eine Struktur, die wirklich zu Ihrer Organisation passt. Das Ergebnis: bis zu drei Stunden weniger Abstimmungsaufwand pro Führungskraft und Woche.
Vereinbaren Sie jetzt Ihr kostenfreies Erstgespräch: +49 176 55054926 oder info@baumgartner-coaching.de
Clemens Baumgartner — DCV-zertifizierter Coach, Leadership- und Team-Coach in München