Warum Ihre Entscheidungsvorlage auf dem Stapel landet
Der Fünf-Minuten-Test
Eine gute Entscheidungsvorlage ermöglicht der Geschäftsführung eine Entscheidung in fünf Minuten Lesezeit. Dafür muss sie acht Fragen beantworten:
Was genau soll entschieden werden?
Warum muss jetzt entschieden werden?
Welche Fakten sind für die Entscheidung wirklich relevant?
Welche echten Optionen gibt es?
Was kostet jede Option, und was bringt sie?
Welche Risiken bestehen, und wie begrenzen wir sie?
Was empfehlen Sie, und warum?
Was passiert nach der Entscheidung – wer macht was bis wann?
Fehlt eine Antwort, kommt eine Rückfrage. Und jede Rückfrage kostet eine Sitzung.
Deshalb gilt: Die Antwort zuerst, die Begründung danach. Wer nur die erste Seite liest, muss wissen, was zu entscheiden ist, was Sie empfehlen und was es kostet. Viele Vorlagen machen es umgekehrt. Sie erzählen die Geschichte des Projekts, und die Empfehlung steht auf Seite elf.
Die unterschätzte Frage: Was passiert, wenn wir nichts tun?
Nichtstun ist auch eine Entscheidung. Leider wird sie selten so behandelt.
In vielen Vorlagen erscheint „Nichts tun“ gar nicht als Option. Dann vergleicht die Geschäftsführung Ihren Vorschlag nur mit dem Gefühl, dass alles so bleiben kann wie bisher. Gegen dieses Gefühl verliert fast jede Investition.
Beschreiben Sie deshalb konkret, was ohne Entscheidung passiert. Welche Kosten laufen weiter? Welcher Kunde wird unruhig? Welche Frist verstreicht? Welche Mitarbeitenden verlieren die Geduld?
Erst wenn der Preis des Stillstands sichtbar ist, wird Ihre Empfehlung vergleichbar. Und oft ist genau diese Antwort der Moment, in dem die Geschäftsführung entscheidet.
Eine Vorlage, die gelesen wird
In meinen Trainings arbeiten Führungskräfte mit einer festen Struktur. Sie passt auf eine Seite und hat fünf Bausteine:
Entscheidungsvorschlag: „Die Geschäftsführung beschließt …“ – so formuliert, dass er wörtlich ins Protokoll übernommen werden kann.
Anlass und Dringlichkeit: Warum jetzt? Und was passiert, wenn wir nichts tun?
Optionen im Vergleich: Option A, Option B und „Nichts tun“ nebeneinander. Alle werden nach denselben Kriterien bewertet: Kosten, Nutzen, Zeit, Ressourcen, Risiken.
Empfehlung: Welche Option, mit den zwei oder drei entscheidenden Gründen. Und welche Nachteile wir bewusst in Kauf nehmen.
Umsetzung und Abstimmung: Die nächsten Schritte mit Verantwortlichen und Terminen. Dazu, wer eingebunden wurde und wo es abweichende Meinungen gibt.
Detailrechnungen, Angebote und Analysen gehören in die Anlage. Sie sind zum Nachschlagen da, nicht zum Entscheiden.
Noch drei Regeln für die Ausarbeitung. Schreiben Sie Zahlen statt Adjektive: „spart 120.000 € pro Jahr“ statt „deutliche Einsparungen“. Benennen Sie Risiken offen, das schafft Vertrauen.
Mein Fazit
Geschäftsführungen entscheiden nicht langsam, weil sie zögern. Sie entscheiden langsam, weil ihnen Vorlagen fehlen, die das Entscheiden leicht machen.
Stellen Sie die Empfehlung an den Anfang. Vergleichen Sie echte Optionen, auch das Nichtstun. Beziffern Sie, was es kostet und was es bringt. Dann wird aus Ihrer Vorlage ein Beschluss – oft schon in der ersten Sitzung.
Ihr nächster Schritt
Sie möchten, dass Ihre Führungskräfte Vorlagen schreiben, über die in einer Sitzung entschieden wird? In einem kompakten Workshop üben wir die Struktur an echten Themen aus Ihrem Unternehmen. Die Teilnehmenden gehen mit einer fertigen Vorlage und dem Formblatt nach Hause.
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Clemens Baumgartner, DCV-zertifizierter Coach, Trainer und Coach für Führungskräfte, München